バイトを辞める時、やむを得ない事情で店長や責任者に直接相談ができない場合もあるでしょう。気が弱い人や店長が怖いと感じている場合は、メールやラインを利用した方が伝えやすいと思うかもしれません。
しかし文章で退職の意思を伝えても大丈夫なのか、不安に感じ行動に移せない人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、バイトを辞める旨を文章で伝えても良い場合を例文とともにご紹介します。文章で伝える際の注意点も同時に解説していますので、メールやラインで退職の相談を行う予定がある方は必見です。
文章でバイトを辞めると伝えてもいい?
単刀直入に言いますと、メールやラインでバイトを辞めると伝えるのはあまりおすすめできません。基本的に退職の意思は対面で伝えるのがビジネスマナーであり、メールやラインなどで唐突に退職の旨を送りつけるのは失礼に当たります。
そもそも、文面では退職日の相談や手続きについての指示を仰ぐのも難しく、やり取りそのものも時間がかかるものです。しかも、文面では逐一疑問に返答してもらえるとは限らないので、伝えたいことが上手く通じないことすらあり得ます。
では、絶対にメールやラインを利用して退職の相談をしてはいけないのか、というと必ずしもそういう訳でもありません。例えば、“店長や責任者との時間が合わずなかなか会えない場合”や“自身が長期の入院などで外出できなくなった場合”など、やむを得ない事情があればメールやラインなどを使って文章で相談してもOK。
その他にも、事前に文章で伝えておいた方がスムーズに話し合いが進む場合は、メールやラインを利用して連絡しておくのも良いでしょう。しかし、これはあくまでも事前に意思を伝えておくことでお互いのすれ違いや言い出せない状況をなくすためであり、最終的には対面で話し合いをする必要があります。
文章だけで退職の手続きができるのは、上記に挙げたような“やむを得ない理由がある場合のみ”ということを理解しておきましょう。
バイトを辞めると文章で伝える場合の注意点
文章で退職の相談を行う際は、伝えたいことがきちんと通じるよう内容を明確にする必要があります。退職の相談でなくても顔を見ながら話すことができないメールやラインは、すれ違いが起こりやすいもの。退職に関する内容など大切な相談であれば、尚のこと相手の立場にたって丁寧に対応しなければなりません。
メールやラインを利用してバイトを辞めたいと伝える場合、1番大切なのはわかりやすく簡潔に自分の意思を伝えることです。文章を作る際に、抑えておくべきポイントを挙げていきますので、参考にしてください。
辞める理由を明確にする
バイトを辞める理由は必ずしも明確にする必要はありませんが、尋ねられることが多いのであらかじめこちらから伝えておくと良いでしょう。辞めたい・辞めなければならないという意志が、文面からはっきりと通じる状態がベストです。
退職理由をあいまいにしてしまうと、引き止められて上手く退職できない可能性が高まります。もし理由が思い浮かばない場合は「一身上の都合により」と記載しておくと良いでしょう。一身上の都合としておけば深く詮索される可能性も低いので、職場に退職理由を明かしたくないという時にも使えます。
何日までに辞めたいかはっきり伝えておく
対面で伝える場合もそうですが、文章で退職の意思を伝える場合でも、退職希望日は必ず伝えておかなければなりません。はっきりした日付を記載しておかなければ、いつまでたっても退職に関する手続きをしてもらえずズルズルと出勤し続けなければならない事態に陥ることもあります。
またバイト先の店舗も、バイトが1人辞めると新しいアルバイトを募集したり、採用・教育といった作業が必要になるもの。店長や責任者も後続の仕事をスムーズに進めるために、退職日は事前に知っておきたいと考えています。
退職希望日は、バイト先にとっても自分にとっても、事前に伝えておいたほうが良いのです。
感謝と謝罪は忘れずに
アルバイトとして入社した当時から、バイト先の方にはお世話になっているものです。誰にでも辞める権限はあるので必要以上に責任を感じる必要はありませんが、1人辞めてしまうと他のアルバイトや店長・社員に負担がかかってしまうのもまた事実。
お互いに気持ちよく退職するためにも、感謝の気持ちや突然離職することに関する謝罪の気持ちを伝えておくと、良好な関係を保ったまま退職できるでしょう。
社員が多数在籍している場合は店長へ直接送信する
バイト先によっては、数人の社員が在籍していることもあるでしょう。そういった場合は社員全員に送信するのではなく、店長など店舗内の最高責任者に直接連絡するとスムーズです。
店長や責任者に相談する前に他の社員へ伝えるのはあまりおすすめできません。退職の意思はあくまで直接申告することが重要なので、人伝いに伝えられるのは失礼にあたります。店長よりも仲の良い社員がいれば相談したくなる気持ちはわかりますが、そこは我慢して必ず店長と相談した後、事後報告として報告しましょう。
店長や責任者との話し合いが落ち着き次第、シフト作成を請け負っている社員にも退職日などを送信しておくと親切。バイトの離職はシフトの作成に直結するものなため、早めに伝えておくと安心です。
忙しくない時間を選んで送る
退職の相談にメールやラインを利用するのであれば、忙しい時間帯は避けて送りましょう。バイト先が飲食店の場合は、特に注意が必要です。飲食店は主に、土日祝日などの休日やランチタイム、18時〜21時までのディナータイムは忙しいとされていますのでこの時間は避けて送信しましょう。
忙しい時間帯はピリピリしているため、そのようなタイミングで退職のメールを確認してしまうとそれだけで嫌な気分になってしまうもの。メールやラインでは顔を見て話せない分、相手の状況に細心の注意を払う必要があります。
同様の理由で、休日に送信するのも避けるべきです。店長や責任者ともなれば、休みの日でも仕事のメール確認はする人が多いので、注意が必要。
メールやラインで退職の相談をする際は、開店前や閉店後、平日の14時〜16時などできるだけ暇な時間に送信しましょう。
文章でバイトを辞める旨を伝える例文
ここからは、メールやラインで退職の相談を行いたい場合に使える例文をご紹介します。状況に合わせて必要な内容をつけ加えたりしながら、相手へ伝わりやすい文章を作ってみてください。
店長へ直接送信する内容
まずは、店長や責任者へ直接送信する場合の例文をご紹介します。アルバイトとはいえあくまでもビジネス文章であることをふまえ、失礼のないよう気を付けましょう。
【件名】
退職についてのご相談
【本文】
〇〇店長(肩書きがなければ〇〇さん)
お疲れ様です。アルバイトの〇〇(名前)です。
突然のことで誠に申し訳ございませんが、この度〇〇(退職理由)なため△月〇日をもって退職させていただきたいと考えております。
本来であれば直接お会いしてご相談をしたかったのですが、〇〇(長期入院になった・なかなかお会いできない などメールで相談することになった理由)のことから、メール(ライン)でご報告をさせて頂くことにしました。
今まで大変お世話になりました。心から感謝しております。ありがとうございました。
つきましては退職に関する手続きについてのご相談をさせていただきたいので、お時間をいただけますでしょうか。
お手数をおかけして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い致します。
〇〇(フルネーム)
バイト先のメンバーに一斉送信する内容
バイトの退職日が決まったらできるだけ早くメンバーに報告しておいた方が、後々円滑に送り出してもらえます。もちろん対面で報告できる相手であればその方がよいですが、シフトが合わなかったり入れ違いで時間がなかったりと、なかなか報告できない場合もあるでしょう。
ほかのアルバイト店員には退職後に迷惑をかけてしまう可能性もあるため、早めに報告をしておいた方がその後の関係にも良い影響を与えます。メールやラインでも良いので、できるだけ全員に何日付で辞めるかなどの報告をしておくことが大切です。
【件名】アルバイトの〇〇(自分の名前)です。
【本文】
お疲れ様です。
突然のご報告で恐縮ですが、私〇〇は△月〇日をもちまして、アルバイトを退職することになりました。
皆様(特定の人に送信する場合は〇〇さん)にはこれまでにたくさんのご支援をいただき、誠に感謝しております。本当にお世話になりました。
なかなかお会いできないため、メール(ライン)でのご報告になり大変申し訳ありません。
退職日まではこれまで通り精一杯勤めさせていただきますので、何卒よろしくお願い致します。
〇〇(自分の名前)
まとめ
バイトを辞める際はできるだけ対面で報告するのがマナーです。しかし、さまざまな理由からメールやラインを利用して相談しなければならない場面もあるでしょう。
文章で退職の相談をする際は、注意点に気をつけながら自分の意思を的確かつ丁寧に伝える必要があります。しかもメールやラインではお互いの疑問点がすぐに解消されるとは限りません。伝えたいことが上手に伝わらず、結果的にすれ違いが起こりギスギスした関係のまま退職してしまうことにならないよう、最後まで丁寧に相談することが大切。
やむを得ない事情があればメールやラインを介して退職の相談をすることもできますが、退職後もアルバイト先と関わることはあり得るので、できるだけ良好な関係を保ったまま退職できるようにビジネスマナーを守って円滑に手続きをすすめましょう。